CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Es
muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la
información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la
misma, depende la clasificación del archivo. Se puede
hablar entonces de una clasificación del archivo según la
función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.
ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza
porque la información que conserva es consultada
permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión
se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de
la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite.
El archivo activo se denomina también
corriente, vigente o de gestión. En este archivo se conserva el
100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los
traslados al archivo semiactivos.
ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por
documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales
o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El
porcentaje de información que conserva es de más o menos un 60%. Su
fuente es el archivo activo. Al igual que en el
activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información
para decidir su conservación permanente o eliminación.
ARCHIVO PERMANENTE: Contiene
la información vital para la compañía y la que
va conformando su historia. A este archivo se le denomina
erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es
muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la
ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente
el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del
archivo semiativo o directamente de activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos
archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Otra de
las variables que definen la clasificación
del archivo, es la organización que la empresa
opte (elija) para el manejo de la información
que puede ser centralizada, descentralizada o descentralizada con control
central. Archivo descentralizado: Un archivo
es descentralizado cuando toda la información de la
empresa se haya reunida en una sola oficina.
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