La "Administración de
Documentos" es una metodología para
regular la producción, circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales
y tiene como objetivo la
creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una
organización a lo largo de su ciclo vital de
forma eficiente.
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En ese sentido, uno de
los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el
desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; así
por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo
que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como
tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un
expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como
consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la
rendición de cuentas y en la
transparencia de la gestión.
Con los presentes
criterios se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo
de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más
adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental.
Así, se incluyen temas relativos a conceptos, la definición del expediente de
archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el
registro y descripción de un expediente de archivo, así como su clasificación.
Clasificación y registro
de documentos
Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas
destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso, selección y destino final de
los documentos de archivo.
Archivista: Disciplina que
trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración
de documentos.
Archivo: Conjunto orgánico
de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Archivo de
Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos,
cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las
dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivo de Trámite: Unidad responsable
de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histórico: Unidad responsable
de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria
documental institucional.
Asunto: Contenido
específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo,
expediente), serie documental o rubro temático que permite la industrialización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados:
tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona
de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en
consecuencia de una acción administrativa.
Baja documental: Eliminación de
aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
Caratula: Frente del
expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su
contenido.
Carpeta: Contenedor formado
por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar documentos
de archivo. Se le conoce como "fólder".
Catálogo de Disposición
Documental: Registro general y sistemático que establece valores documentales,
plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o
confidencialidad y destino final.
Ciclo vital de los
documentos: Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su
uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora,
valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por el
área generadora, con valores primarios, archivo de concentración), etapa
histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico.
Descripción y
ordenación de documentos
Es el
proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada
serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los
documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
.- Por orden cronológico,
alfabético y numérico
.- Por grupos de
documentos
La ordenación cronológica de
los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más
antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la
superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.
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